Originalmente, este concepto corresponde al área de análisis matemático, y su injerencia pasa por el estudio espacial de las funciones matemáticas. En la industria, sin embargo, las funciones refieren a actuaciones dentro del proceso productivo, y si bien su condición en el espacio físico es pertinente, el foco de atención está en el rendimiento y la dependencia de las distintas tareas en el proceso productivo a analizar.
El control sobre los propios procesos es clave para la mejora continua, disminución de riesgos y administración de tiempos. Tanto proyectos como operaciones continuas, necesitan monitoreos de su desempeño, controlar que los valores se mantengan dentro de lo esperado y tomar medidas para cuando esos valores estén fuera de las expectativas.
La documentación técnica en esta actividad tiene protagonismo, debido a que sin datos plasmados en estructuras, no hay análisis demostrado, porque no se recaban sus frutos. Es por ello que es de vital importancia conocer las estructuras a partir de las cuales se documentará, así como las estructuras de los procesos.
El análisis funcional depende de las características del método del trabajo a analizar, si es proyecto o trabajo continuo, si es en planta o en obra. Es por eso que antes de plantear la tarea del análisis funcional, deberán observarse distintas características entre las que pueden destacarse las siguientes:
- orden de cadena de tareas
- tiempo de tareas individuales
- árbol jerárquico de la organización
- tecnologías disponibles para informes automáticos
- tipo de industria
- tipo de trabajo
Naturalmente, uno de los requisitos para plantear y realizar el análisis funcional, es la pericia en los trabajos a analizar. Sin embargo, la capacidad de documentación no siempre coincide en la misma persona con la experiencia necesaria para detectar errores ocultos o definir ajustes. Para ello, existen determinadas técnicas que permiten la sistematización del análisis y su correspondiente comunicación; y si son bien empleadas, permiten llegar a resultados mejor definidos que los análisis no estructurados realizados por expertos.
Técnicas para el Análisis Funcional
Existen distintas formas de abordar y documentar el análisis funcional, cada una con diferente popularidad, especificidad y precisión. En próximas entradas al blog, se ampliará en alguna de ellas, por ahora, va una pequeña lista:
1.Técnica Sistemática de Análisis Funcional: F.A.S.T. Por sus siglas en inglés. Es posiblemente la más extendida en la industria dura (metalmecánica, automotriz, electrónica, entre otras), aunque es perfectamente aplicable a la industria blanda (educación, auditoría, aplicaciones digitales, entre otros) como a los proyectos. Se trata de la definición de esquemas que en horizontal definen la dependencia entre tareas y en vertical sus requerimientos; es decir, a cada tarea le corresponde un cuadro, a la derecha de tal tarea se define el “Cómo” y a la izquierda el “Para que”, hacia abajo los tiempos y hacia arriba los recursos.
2.Análisis Modal de Fallas y Efectos: F.E.M.A. en inglés y AMFE en castellano. Parte central en las normas Seis Sigma, se emplea principalmente para la mejora en la producción atacando la reducción de riesgos. Permite encontrar en cada etapa de la cadena de producción los posibles errores, sus causas y controles, definiendo a través de un nivel crítico el riesgo que se corre. El potencial de esta técnica, es el de permitir unir estimaciones con mediciones, y profundizar en detalles según sea necesario. Quizá la forma más conveniente de su aplicación, sea en distintas pasadas, es decir revisar varias veces el proceso, comenzando con una “primera mirada” y terminando en un estudio estadístico fino. Su aplicación es sencilla, aunque depende de un experto para las primeras pasadas por su elevado grado de estimación requerida.
3.Método de la ruta crítica: C.P.M. Por sus siglas en Inglés, es una técnica de uso amplio en la gestión de proyectos, donde se representa en un esquema de red las tareas a realizar, cada nodo representa un hito de control y cada línea el tiempo de la tarea a desarrollar entre los hitos. Los hitos de control pueden derivar de tareas en paralelo, configurando la ruta como una red. El rol de la documentación técnica en este método, está no solo en su representación, sino en la definición de la naturaleza de los hitos, su forma de comunicación y el volcado de los datos.
4.Técnica de diseño y análisis estructurado: S.A.D.T. Por sus siglas en inglés, es una técnica aplicada en la ingeniería de sistemas, pero no está limitada a la misma, ya que su sencillez y capacidad permite extenderla a prácticamente cualquier tipo de trabajo. Se representa en un modelo gráfico donde la función a analizar está al centro, los controles, recursos y mecanismos apuntan mediante flechas al centro, y los resultados apuntan con flechas desde la función a la derecha. Al posibilitar la anidación, permite hacer análisis jerárquicos desde lo global hacia el detalle; donde cada punto de análisis, responde el “para que” de la función.
5.Lenguaje Unificado de Modelado: UML, por sus siglas en inglés, es en la actualidad quizás el lenguaje para diseño de software más extendido. Si bien su propósito es ayudar a diseñar el producto, su extenso repertorio gráfico permite analizar funciones diversas, evaluando pertinencias, dependencias, relaciones, entradas, resultados, errores, entre otros.
6.Diagrama de flujo: Posiblemente la representación de mayor tradición en la industria dura, tiene uso práctico tanto en el diseño de procesos como en su análisis. Trata de un conjunto de íconos con distintos significados que se encadenan en secuencia. La mayor ventaja que tiene esta representación, es que procesadores de texto como OpenOffice.org Write o MS Word, incluyen en forma nativa sus íconos.
Errores comunes en el análisis funcional
Falta de conocimiento en la técnica a utilizar, o falta de técnica: Usualmente se convoca a expertos en el área que debe analizarse, sin reparar en su aptitud para la representación de sus tareas. La consecuencia de ello es la pérdida de valor del análisis por su dificultad o imposibilidad de interpretación por parte de quienes articulan los ajustes.
Falta de interpretación de las funciones por parte del analista: Si bien algunas técnicas se beneficias con el desconocimiento del analista, por permitirse cuestionar lo aparentemente obvio; si el analista no tiene ciertos conocimientos de respaldo para la interpretación, no podrá identificar correctamente los problemas y sus causas. Insuficiencia de colaboración: Es usual que el operario vea amenazado su puesto de trabajo si detalla los pormenores de su tarea, esto no tiene que ver con el nivel de instrucción que el operario tenga, sino respecto a su seguridad personal sobre las tareas que realiza. Este es un tema que preocupa a la documentación interna en general, por lo que se ampliará posteriormente. Mala medición de tiempos o de resultados: Aunque inicialmente parezca una tarea sencilla, la medición de tiempos o resultados requiere, preferentemente, un estudio estadístico, que permita al analista encontrar las desviaciones concretas y con ellas detectar los problemas y las mejoras que se producen. El error se suele cometer tomando una sola medición y considerarla como normal.
Consideraciones e implementación
La documentación del análisis funcional está dirigido a quienes toman decisiones respecto a los procesos, pero también a quienes dirigen los recursos para tales procesos, es por ello que los resultados documentados, deben ser compatibles con las estructuras que manejan tanto en ingeniería, como en recursos humanos y contabilidad.
Para no redundar en el trabajo de documentación adaptándola a las estructuras de los distintos departamentos(o áreas administrativas) de una empresa, es prudente tomar el tiempo necesario para definir las estructuras de comunicación. Existen en este sentido algunos aplicativos informáticos que permiten la comunicación fluida de los resultados de análisis por tener una fuente común de datos. Es necesario destacar en este punto la importancia de la gestión de información, tema que se abordará en otra entrada.
Pueden definirse dos grandes instancias en el Análisis Funcional. La primera instancia es en la que el analista aborda por primera vez la cadena de producción de modo crítico; se acá con reticencias para entregar información, resistencia a los cambio sugeridos y enorme dificultad para las estimaciones y definición de normalidades, por todo esto, es necesario un trabajo de abordaje conjunto con los responsables máximos y los líderes, quienes tienen la autoridad legal y moral para orientar a las personas a observar por el analista. La segunda instancia, es aquella en que el analista es una parte asumida del equipo de trabajo, es decir, que la comunicación con los observados es parte indispensable de las tareas, en esta instancia el analista puede enfrentarse con problemas de agotamiento por parte de los observados, dadas las exigencias que provienen del análisis; si bien no suele ser considerado, es apropiado que el analista tome nota de estas circunstancias.
De los resultados del análisis funcional, se desprende la necesidad de controles. Y si bien la superabundancia de controles incrementa la garantía de confiabilidad sobre el producto final, es necesario considerar el costo de cada control tanto en tiempo como en recursos materiales, y realizar el balance correspondiente entre calidad y riesgo. En este aspecto, el analista tiene la responsabilidad de optimizar la definición de puntos y mecanismos de control.
