Instructivos de tareas

Si bien la mecanización del trabajo tiende a reducir la motivación del operario; la claridad en las instrucciones disminuyen los errores; y posiblemente la estrategia de mejora continua más fuerte, pasa por ajustar el modo con el que se instruyen las tareas. Por lo tanto, sin olvidar lo primero, pero enfatizando en los otros puntos, se concluye (una y otra vez en la práctica), que los trabajos operativos deben estar perfectamente determinados.

Los trabajos operativos o continuos, difieren de los proyectos por buscar repetición en el tiempo; si bien son pasibles de ser mejorados, la esencia de estos trabajos está en que vuelven a realizarse, a la otra semana, al otro día, a la siguiente hora o cada menos tiempo. Es importante tener en cuenta esto, ya que la frecuencia está entre las variables que debe tener en cuenta el documento.

Los trabajos operativos tienen así sus diferentes actividades, las cuales están divididas en tareas, las que en muchas ocasiones se repites y es simplemente su forma de combinación la que lleva a un resultado distinto. Este es un punto central en la documentación, ya que un documento reducido (bien formado) es más eficiente que uno extenso, y la igualdad de tareas entre distintas actividades puede reducir drásticamente los instructivos.

Errores comunes en los instructivos de tareas

Falta de estructura sintáctica y estética: Como el diálogo informal tiende a estar libre de estructuras, donde una oración puede comenzar por el predicado, la que sigue con el verbo y la próxima con el sujeto; muchos redactores cometen el error de suponer que instrucciones con estas características serán más fácil de comprender para cualquiera. Pero lo que se consigue, es que el lector requiera más esfuerzo de comprensión, aún en un instructivo de una página, estos cambios pueden producir el fracaso del escrito.

Falta de estructura de procedimiento: Se avanzó mucho en los últimos años para comprender cómo el ser humano se inclina a realizar sus tareas, una aplicación ejemplo de esto fue MSOffice 2007© cuyos menús pasaron de estar clasificados por tema a estar orientados a tareas. En este mismo sentido, muchos instructivos se enfocan en el objeto a transformar, o en las herramientas a utilizar, olvidando que el operario realiza una tarea, que la sigue paso a paso.

Falta del perímetro o marco de situación: En muchas ocasiones, el redactor no interpreta las posibilidades de percepción, urgencia o concentración que puede tener el operario, omitiendo alertas en las instrucciones porque le resultan obvias; en otras ocasiones, el redactor olvida considerar los efectos secundarios que puede tener una tarea, con lo que puede poner en riesgo desde la eficiencia de las futuras tareas hasta la integridad física del operario. Un ejemplo de esto puede verse en el desbastado metálico, donde el instructivo olvida donde caen las escorias, sin avisar al operario que debe cuidar que tales escorias no dañen la máquina.

Ambigüedad: Si bien los instructivos versan sobe cosas concretas, es fácil redactar usando sinónimos y homónimos que terminan confundiendo al operario. Este error está más bien en la declaración de objetos y conceptos, donde se debe buscar el término más apropiado para los propósitos que tenga el documento.

Consideraciones e implementación

El instructivo está dirigido a personas que realizan tareas, razón suficiente para que el redactor oriente su escritura a las tareas y respete el léxico que tiene la persona a la que va dirigida, o eduque sobre el léxico que debe tener.

Las tareas deben tener delimitado su contexto donde: Se describan las condiciones que deben cumplirse para que una tarea pueda realizarse con normalidad (entre ellas las tareas previas realizadas); se mencionen los efectos colaterales que pueda tener la tarea (bien o mal realizada); y de ser necesario, se describan los estados de las cosas a transformar previamente y posteriormente a la tarea.

Las tareas pueden anidarse, pero debe tenerse en cuenta que los niveles inferiores heredan los contextos y son partícipes necesarios en la transformación de la tarea mayor. Pueden figurar alternativas dentro de una misma tarea, pero debe estar perfectamente señalada como alternativa y no como paso dentro del procedimiento.

Las imágenes (sonidos, animaciones y videos para los documentos multimedia), son de mucha ayuda para la comprensión. Es muy útil que estas muestren los estados previos y posterior de las cosas transformadas para tener referencia sobre lo realizado.