Protocolo de comunicación

Se trata de determinadas reglas que el personal debe seguir para informar y revisar pedidos de insumos y repuestos, estados de avance, imprevistos, entradas y salidas entre otros.

El protocolo se basa por un lado en normas adoptadas por la institución, entre las que se encuentran las relativas a buenas prácticas, calidad final y medio ambiente; y por otro lado en la filosofía de trabajo de la empresa, que puede estar ordenada en cascada o en grupos ágiles.

El protocolo debe ser sintético ya que debe ser interiorizado rápidamente por todo el personal de la institución. No debe incluir los criterios sino las directivas bajo las cuales se va a generar el resto de la documentación interna.

El protocolo se convierte en uno de los pilares funcionales de la empresa, es por ello que debe ser discutido y aceptado por toda la dirección. Esto no quita que sea mejorable, pero su carácter constituyente obliga a que el mismo no pueda ser cambiado sino en períodos extensos de tiempo.

Áreas de interés de la documentación técnica

Todo trabajo que intente ser prolijo debe llevar su documentación técnica. Las normas se documentan, las leyes eficientes son comprensibles, las instrucciones para los trabajos en una fábrica se indican en carteles y procedimientos, las obras civiles tienen sus planos perfectamente documentados para ser construidas. La lista de formas de trabajo continúa, mientras que las excepciones a la documentación técnica se concentran en el arte literario y la escritura informal.

La documentación técnica, si quiere clasificarse, puede dividirse de acuerdo a su destino y de acuerdo a su estructura. La combinación de ambas características puede dar tipos específicos de aplicación práctica. Sin ser exhaustiva, la siguiente matriz muestra una subdivisión de la documentación técnica:

Usos de documentación técnica

Abordaje \ Destino	Interna	Externa (a veces llamada técnica)
Instructiva o procedimental	‣Protocolos de comunicación ‣Normas de higiene ‣Instructivos de tareas ‣Análisis funcional	‣Manuales y guías de usuario ‣Desglose de tareas para terceros (WBS) ‣Pliegos de proyecto
Ontológica o de sistema	‣Análisis de sistema de trabajo ‣Análisis de sistema de información ‣Gestión de conocimiento ‣Mapas mentales colectivos	‣Catálogos ‣Directorios ‣Estructura de sistemas de gestión,representación y comunicación ‣Folletería
Captura de datos	‣Listas de verificación	‣Formularios ‣Cuestionario

Si bien en la práctica es conveniente una conexión fuerte entre los distintos documentos, en abstracto y en términos generales los tipos de documentación pueden describirse y en cierta medida recomendarse, en la siguientes entradas se explayará sobre cada punto